European Commission should apply lessons learnt from its development of Schengen Info System to avoid similar delays and overspending on future IT projects - say EU Auditors
Noot voor de redactie
De speciale verslagen van de Europese Rekenkamer (ERK) worden gepubliceerd gedurende het hele jaar en geven de resultaten weer van geselecteerde controles van specifieke EU-begrotingsterreinen of beheersthema’s.
In dit speciaal verslag (nr. 3/2014) getiteld " Lessen uit de ontwikkeling van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II) door de Europese Commissie " werd onderzocht waarom de Commissie SIS II ruim zes jaar later dan gepland opleverde en tegen kosten die de initiële schattingen vele malen overschreden. Er werd ook onderzocht of er voor de hele looptijd van het SIS II-project een solide zakelijke aanpak was waarin rekening werd gehouden met grote veranderingen van de kosten en de verwachte baten. Bovendien onderzochten de EU‑controleurs of de Commissie lering had getrokken uit haar beheer van het project en deze lessen had toegepast
De EU‑controleurs constateerden dat de vertraging en begrotingsoverschrijding het gevolg waren van gebreken in het beheer door de Commissie in een uitdagende bestuurlijke context, vooral tijdens de eerste fase van het project tot 2009. Ondanks grote veranderingen in de kosten en verwachte baten heeft de Commissie de zakelijke aanpak voor het project niet herzien om te kunnen aantonen dat SIS II een organisatorische prioriteit bleef waarbij de investering meer opleverde dan andere mogelijkheden. Er kwam geen beslissing over het al dan niet voortzetten van het project op basis van een herbeoordeling van de kosten en baten. De Commissie heeft echter wel lering getrokken uit haar ervaringen tijdens de eerste fase van het project, waardoor zij haar aanpak in de eindfase van het project vanaf 2010 kon wijzigen en SIS II kon opleveren in april 2013.
Op basis van haar bevindingen deed de Rekenkamer de aanbevelingen dat de Commissie bij het beheer van de ontwikkeling van grootschalige IT-systemen:
-
-het tijdschema baseert op een technische analyse van de te verrichten taken;
-
-ervoor zorgt dat alle projecten vallen onder organisatiebrede regelingen voor IT‑governance van de Commissie en ten volle gebruik maken van de interne expertise om het werk van de contractanten doeltreffend te beheren;
-
-verzekert dat bij de besluitvorming voldoende rekening wordt gehouden met de zakelijke behoeften en opvattingen van de eindgebruikers;
-
-ervoor zorgt dat de zakelijke aanpak wordt goedgekeurd voordat een project van de startfase overgaat naar de planningsfase en opnieuw bij grote wijzigingen van de projectkosten, de verwachte baten, de risico's of alternatieven;
-
-ervoor zorgt dat belangrijke beslissingen over het project worden geregistreerd zodat ze gemakkelijk zijn terug te vinden;
-
-zorgt voor een doeltreffende algehele coördinatie wanneer een project de ontwikkeling vergt van verschillende maar onderling afhankelijke systemen door verschillende belanghebbenden;
-
-grootschalige IT-systemen ontwikkelt met uitwisselbare en gemakkelijk herbruikbare bouwblokken die gebondenheid aan een bepaalde contractant ("lock-in") voorkomen; en
-
-de uit de controle van de Rekenkamer getrokken lering doorgeeft aan de DG’s en aan de instellingen, agentschappen en andere organen van de EU. De Commissie moet beoordelen of de verwachte voordelen van SIS II werden gerealiseerd.
Een kort video-interview met het voor het verslag verantwoordelijke lid van de ERK is beschikbaar op: https://www.youtube.com/user/EUAuditorsECA