De politieke voorbereidingsgroep IPC GBVB/GVDB hield zich bezig met de voorbereiding van deze conferentie. De voorbereidingsgroep bestond uit leden van de commissie voor Buitenlandse Zaken, Defensie en Ontwikkelingssamenwerking (BDO) van de Eerste Kamer en de commissies voor Buitenlandse Zaken en voor Defensie van de Tweede Kamer.
Het Nederlands voorzitterschap duurde van januari tot en met juni 2016 en gaf een belangrijke rol aan de Staten-Generaal. De Eerste en Tweede Kamer organiseerden een aantal interparlementaire conferenties (IPCs) gedurende het voorzitterschap. Het doel was samen met andere nationale parlementen van de EU en het Europees Parlement de parlementaire controle en de betrokkenheid bij Europese besluitvorming te versterken.
Voor andere IPCs waren eveneens voorbereidingsgroepen opgericht. De parlementaire dimensie van het EU-voorzitterschap werd georganiseerd onder eindverantwoordelijkheid van een stuurgroep. Deze bestond uit de voorzitter van het Nederlandse parlement, de voorzitters van de commissies voor Europese Zaken en de griffiers van beide Kamers.
Griffier was David Rijks.